روش اجرایی ارتباطات شرکت سازند روی

Posted in بدون مجموعه

1 - هدف:

هدف از تدوين و اجراي اين رويه ، ارائه روشی به منظور برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی است که شامل کلیه ارتباطات درون و برون سازمانی کلیه واحدهای شرکت به منظور اطمینان از تعاملات ضروری مؤثر با کلیه ذینفعان می باشد.

 

2 شرح مسئولیت:

مسئولیت اجرای این روش بر عهده نماینده مدیریت و نظارت بر اجرای این روش بر عهده مدیرعامل است.

 

3 تعاریف:

3-1 - ارتباطات: تمامی فعالیت های گفتاری ، نوشتاری و... درون و برون سازمانی که به نحوی در کیفیت عملکرد سازمان تاثیر دارند.

3-2 – ارتباطات درون سازمانی: شامل ارتباطات داخلی بین مدیران و کارکنان بخش های مختلف با یکدیگر است.

3-3 – ارتباطات برون سازمانی: شامل ارتباطات سازمان با سایر سازمان های خارجی مانند طرف های ذینفع، طرفهای ذیصلاح و آزمایشگاه های همکار می باشد.

3-4 –طرف های ذینع: افرادی که به عملکرد بهبود کیفیت مربوط می شوند و نیز از خطرات و جنبه های حاصل از آن تاثیر می پذیرند.

 

5- مراجع و مستندات

استاندارد ISO 9001: 2015

استاندارد ISO 14001:2015

استاندارد OHSAS 18001:2007

 

6- شرح روش :

 

6-1: ارتباطات درون سازمانی: برقراری ارتباطات درون سازمانی بر حسب نوع فعالیت های کاری سازمان متفاوت می باشد.برقراری ارتباطات ممکن است بر اساس میزان دستیابی به امکانات و ابزارها، از طریق تابلو اعلانات، ارائه گزارشات و برگزاری جلسات انجام گیرد،که می تواند موارد زیر را شامل گردد:

1-     محصول یا محصولات جدید

2-     مواد خام ، حین تولید ، خدمات

3-     سیستم ها و تجهیزات تولیدی

4-     انبارش

5-     سطوح صلاحیت کارکنان

6-     الزامات قانونی

7-     اقدامات کنترلی

8-     الزامات مشتریان

9-     کلیه شرایط موثر بر کیفیت

آموزش کارکنان در خصوص مهارت های ارتباطی نقش بسزایی در سازمان دارد. این سازمان با آموزش پرسنل از طریق سرپرستان واحدها یا واحد آموزش

این اطمینان را می دهد که کلیه پرسنل از نحوه برخورد با شرایط اضطراری، محصول نامنطبق، نحوه انبارش و... آگاهی دارند.

آگاهی های لازم نظیر آشنایی با خط مشی کیفیت ومدیریت آشنايي با خط مشي زیست محیطی و ايمني و بهداشت و اهداف کلان سيستم مديريت زیست محیطی و ايمني و بهداشت شغلي ، تغييرات در ليست خطرات و جنبه های بارز از طریق تابلو اعلانات به پرسنل منتقل می شود.

تلفن های ضروری به منظور ارتباط مستقیم با مدیریت، کنترل کیفیت، مسئول بهداشت و سایر واحدها با یکدیگر در اختیار کلیه پرسنل قرار گرفته است،همچنین ليست شماره تلفن هاي اضطراري اشخاص و سازمانها جهت آگاهي پرسنل در تابلو اعلانات نصب مي گردد .

الزامات قانونی، دولتی و الزامات مشتری در رابطه با تولید محصول مطمئن به پرسنل اطلاع داده می شود تا محصولی را مطابق با الزامات تدوین شده

تولید نمایند.

جلسات : کلیه مشکلات و مباحث مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت به صورت دوره ای برگزار می گردد و صورت جلسه آن جهت بررسی در اختیار نماینده مدیریت قرار می گیرد.

چارت سازمانی شرکت نشان دهنده ارتباطات افقی و عمودی بین واحدهای مختلف شرکت می باشد.

نحوه انتقال قوانين و مقررات زیست محیطی و ايمني و بهداشت که از منابع برون سازماني اخذ شده در روش اجرايي شناسايي و دستيابي به الزامات قانوني و ساير الزامات  HSE-P118-00   قيد شده است .

MSDS هاي تهيه شده از طريق مسئول HSE در اختيار واحدهاي مرتبط قرار مي­گيرد .

 به منظور دريافت نقطه نظرات کارکنان در زمينه هاي زیست محیطی و  ايمني و بهداشت ، صندوق پيشنهادات در محل شرکت و کارگاهها تعبيه شده و نيز نماينده کارکنان در  HSE موظف به انتقال نظرات پرسنل در زمينه مسائل ايمني و زیست محیطی طي فرم اقدام اصلاحي و پيشگيرانه به نماينده مديريت مي باشد .

- نحوه ارتباط داخلي در شرايط اضطراري در روش اجرايي آمادگي و واکنش در شرايط اضطراري  HSE-P120-00 به طور کامل تشريح شده است .

کليه جنبه های زیست محیطی و خطرات موجود با همکاري پرسنل مرتبط شناسایی شده و هرگونه تغييرات در جنبه های زیست محیطی و خطرات که بواسطه تغييرات اجتناب ناپذير در سيستم صورت پذيرد ، با همکاري و نظر خواهي از پرسنل مرتبط و يا نماينده کارکنان در واحد HSE تهيه مي شود .

نحوه ارتباطات بين سطوح مختلف سازماني و خطوط گزارش دهي در نمودار سازماني مندرج در نظام نامه IMS توصيف شده است .

کليه دستورالعمل هاي زیست محیطی و ايمني و بهداشت از طريق مسئول HSE و با لحاظ داشتن نظرات پرسنل که به تاييد مدير واحد مربوطه رسيده تهيه و تدوين میشود.

6-2- ارتباطات برون سازمانی

6-2-1- ارتباط با آزمایشگاه های همکار: کنترل مواردی که در داخل شرکت امکان پذیر نباشد،از آزمایشگاه های خارجی درخواست می شود کنترل هایی بر روی موارد خواسته شده انجام دهند تا از صحت عملکرد شرکت اطمینان حاصل گردد.این مورد شامل کالیبراسیون کل تجهیزات و آنالیز برخی ناخالصی ها می باشد که مسئولیت آن بر عهده مسئول آزمایشگاه می باشد.

6-2-2- مشتریان: مشتریان به عنوان مبنایی برای پذیرش کیفیت محصول تولیدی شرکت می باشند. نظرسنجی و شکایات مشتریان در خصوص عملکرد شرکت و محصول تولیدی از طرق مختلف (شفاهی، کتبی، تلفنی) به واحد نماینده مدیریت منتقل می شود.

6-2-3- مراجع ذیصلاح قانونی و مقرراتی و سایر سازمانها: واحد کنترل کیفیت برای حصول اطمینان از تولید محصولات مناسب با مراجع قانونی و مقرراتی از قبیل اداره استاندارد در ارتباط بوده و از الزامات و استاندارد تدوین شده آن ها استفاده نماید و آن را بعنوان مبنایی برای پذیرش سطح کیفیت محصول در سازمان قرار دهد

6-2-4- واحد بازرگانی از طریق ارزیابی تامین کنندگان و ارائه گزارش ارزیابی مربوطه، با تامین کنندگان در ارتباط است.

6-2-5- به منظور دريافت قوانين و مقررات زیست محیطی و ايمني و بهداشت ، مسئول واحد حفاظت و ايمني با همکاري نماینده مدیریت موظف است ساليانه يکبار با سازمانها و مراکز مربوطه که در روش اجرایی شناسايي و دستيابي به الزامات قانوني و ساير الزامات HSE-P118-00 قيد شده مکاتبه نموده و در صورت دريافت قوانين جديد ، آنرا در فرم ابلاغ مستندات ثبت نموده و در اختيار کاربران قرار دهد .

6-2-6 - ارتباط با پيمانکاران داخلي به منظور اخذ نظرات آنان در مورد ايمني و بهداشت و محیط زیست توسط مسئول HSE  در  ستاد و کارگاهها انجام مي گيرد .

6-2-7- به منظور اخذ MSDS از فروشندگان مواد و کالا ، مسئول HSE مي بايست اطلاعات مورد نياز را در اختیار واحد تدارکات قرار داده و اين واحد موظف به اخذ MSDS و يا دستورالعمل هاي مربوط به ملاحظات زیست محیطی و  ايمني کاربرد کالاي مورد نظر ( در صورت وجود ) از فروشنده مي باشد .

6-2-8- انعکاس عملکرد زیست محیطی و  ايمني کارگاهها و نحوه رسيدگي به شکايات و نظرات گروههاي علاقمند

* هرگونه نظرات يا شکايات از گروههاي علاقمند از طريق نماينده مديريت دريافت شده و پيگيري هاي لازم تا حصول به نتيجه مطلوب ، انجام مي گيرد . در نهايت پاسخ مورد نظر بصورت کتبي يا شفاهي به اطلاع ذينفع رسانده مي شود .

*نماينده مديريت موظف است موارد فوق را در جلسات بازنگري مديريت مطرح نمايد .

6-2-9-  برقراري ارتباط با سازمان هايي که عمليات اندازه گيري يا پايش جنبه ها و ريسک ها  را انجام مي دهند بر عهده مسئول HSE با همکاری نماينده مديريت مي باشد .

*چگونگي بـرقراري ارتباط با طرفهاي برون سازماني در شـرايط اضطراري در روش اجـرايي آمادگي و واکنش در شرايـط اضطراري
HSE-P120-00 تشريح شده است .

6-2-10-  درصورت انجام هر گونه بازديد از واحدها ، سرپرست واحد مي بايست موارد را به اطلاع مسئول HSE برساند تا اقدامات لازم در خصوص ارائه اطلاعات مورد نياز به بازديد کنندگان نظير خطرات احتمالي ايمني و بهداشت و موارد زیست محیطی و ...  انجام گيرد.